Preboarding für KMUs: Warum dein Onboarding schon vor dem ersten Arbeitstag beginnen muss

Viele KMUs unterschätzen eine kritische Phase im Recruiting-Prozess: die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn. Wer hier schläft, verliert Talente.

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Frühfluktuation ist ein reales Risiko für KMUs. Zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag entscheidet sich oft, ob neue Mitarbeitende wirklich starten. Professionelles Preboarding ist der Schlüssel zu mehr Verbindlichkeit, Motivation und langfristiger Mitarbeiterbindung.

Warum Preboarding für KMUs so entscheidend ist

Die Konkurrenz um Talente ist groß, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen. Gerade sie investieren viel Zeit und Ressourcen in die Personalsuche. Doch viele vergessen: Der Bewerbungsprozess endet nicht mit der Unterschrift.

Laut der Haufe Onboarding Studie 2024 berichten 30 % der Unternehmen, dass neue Mitarbeitende noch vor dem ersten Arbeitstag abspringen.

Noch drastischer: Laut Talentech erfolgen 44 % aller "No-Shows" aufgrund besserer Angebote von der Konkurrenz.

Für KMUs ist das fatal: Ein verlorenes Talent bedeutet nicht nur verlorene Zeit, sondern auch direkte Kosten und demotivierte Teams.

Was ist Preboarding – und was bringt es wirklich?

Preboarding bezeichnet alle aktiven Maßnahmen zur Integration neuer Mitarbeitenden zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag.

Ziel ist es, Unsicherheiten zu reduzieren, Vorfreude zu steigern und Verbindlichkeit aufzubauen.

1. Emotionale Bindung vor dem Start aufbauen

Durch persönliche Nachrichten, kleine Willkommensgeschenke oder Team-Vorstellungen entsteht ein Gefühl der Zugehörigkeit. Gerade in KMUs, wo Unternehmenskultur eine zentrale Rolle spielt, ist das ein echter Wettbewerbsvorteil.

Tipp: Eine handgeschriebene Karte oder ein kurzes Begrüßungsvideo vom Team wirkt Wunder.

2. Frühzeitige Orientierung schafft Sicherheit

Neue Mitarbeitende sollten vorab wissen, was sie erwartet. Begrüßungspläne, IT-Checklisten oder FAQs zur Kleiderordnung geben Orientierung und senken die Nervosität.

Laut einer Studie von iSpring Solutions starten Mitarbeitende deutlich produktiver, wenn sie vorab Unterlagen ausfüllen oder erste Systeme kennenlernen.

3. Candidate Experience aktiv verlängern

64 % der neuen Mitarbeitenden haben vor dem ersten Arbeitstag keinen Kontakt mehr zum Unternehmen (Quelle: Papershift). Ein professionelles Preboarding verhindert diese Funkstille.

Kommunikation ist der Schlüssel: Kurze Updates, Einladungen zu Events oder ein wöchentlicher Touchpoint halten den Kontakt lebendig.

Langfristige Wirkung: Preboarding zahlt auf Mitarbeiterbindung ein

Die Baylor University belegt in einer Studie: Ein strukturiertes, neunmonatiges Onboarding erhöhte signifikant die Ein-Jahres-Bindungsrate neuer Mitarbeitender.

Auch die Haufe Onboarding Studie 2023 zeigt: Unprofessionelles Onboarding ist ein Hauptgrund für frühzeitige Kündigungen. Besonders KMUs können es sich nicht leisten, mühsam gewonnene Talente wieder zu verlieren.

Preboarding in der Praxis: Was KMUs sofort tun können

Schritt 1: Willkommensmail direkt nach Vertragsunterschrift

Ein freundlicher, strukturierter Einstieg. Inklusive Begrüßung, nächsten Schritten und Kontaktperson.

Schritt 2: Preboarding-Plan erstellen

Ein klarer Zeitplan mit Aufgaben und Informationen. Vom ersten Kontakt bis zum ersten Arbeitstag.

Schritt 3: Team-Einblicke geben

Per Video, PDF oder kurzer Vorstellungsmail. Das schafft Transparenz und steigert die Vorfreude.

Schritt 4: Praktische Vorbereitung

Checklisten für IT, Zutrittskarten, Mittagspausenregelung etc. Alles, was Sicherheit gibt.

Schritt 5: Touchpoints setzen

Kurze Nachrichten, Einladungen zum Sommerfest / zur Weihnachtsfeier oder ein Reminder für den ersten Tag. So bleibt der Kontakt bestehen.

Fazit: Preboarding ist deine Sicherheitsleine im Recruiting

Preboarding in KMUs ist kein "Nice-to-have", sondern ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Recruiting-Prozesse. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels entscheidet diese Phase über Erfolg oder Misserfolg deiner Personalarbeit.

Mit wenig Aufwand, aber klarer Struktur lassen sich Vertrauen, Vorfreude und Verbindlichkeit aufbauen – die Basis für ein gelungenes Onboarding und langfristige Mitarbeiterbindung.

So hilft dir AllAboutHR beim Preboarding

Preboarding ist mehr als ein netter Willkommensgruß – es ist ein entscheidender Teil eurer Arbeitgebermarke. Genau hier setzen wir von AllAboutHR an: Als erfahrene HR-Partner für KMUs entwickeln wir gemeinsam mit dir einen strukturierten, wirksamen Preboarding-Prozess, der zu deiner Organisation passt und sofort umsetzbar ist.

Unsere Unterstützung für KMUs umfasst:

• Individuelle Strategieberatung: Wir analysieren deinen aktuellen Prozess und zeigen Optimierungspotenziale im Preboarding auf.

• Konzeption & Umsetzung: Wir erstellen konkrete Preboarding-Fahrpläne, inklusive Kommunikationsstrategien, Zeitlinien und Verantwortlichkeiten.

• Content & Tools: Wir liefern dir vorgefertigte Templates für Willkommensmails, Team-Vorstellungen, Checklisten sowie Ideen für kreative Touchpoints.

• Begleitung & Interimsmanagement: Falls du keine eigene HR hast, setzen wir den Prozess für dich um – als verlängerter Arm deines Teams.

Mit AllAboutHR wird Preboarding nicht zur Zusatzaufgabe, sondern zum professionellen Bestandteil deines Recruiting-Erfolgs.

Über AllAboutHR

AllAboutHR ist dein Partner für modernes HR-Management. Wir begleiten KMUs bei der Etablierung professioneller HR-Prozesse – von der Strategie bis zur Umsetzung.

Unsere Leistungen:

• Strategieberatung & HR-Prozessentwicklung

• Umsetzung operativer HR-Maßnahmen

• Interimsmanagement & Recruiting-as-a-Service

Warum wir die richtige Wahl für KMUs sind:

• Praxisnahe Lösungen, sofort einsetzbar

• Skalierbar auch ohne eigene HR-Abteilung

• Fokus auf Effizienz, Employer Branding und Mitarbeiterbindung